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Errores que el empresario y su contador deben evitar

Por Eduardo López Lozano  

1.- Las facturas no existen   Derivado de la práctica añeja de consignar las operaciones en papel se quedó la costumbre de pedir “factura” para aspectos que tuvieren que ver con la tributación obviando el efecto fiscal de comprobantes distintos a las mismas.  
Es importante, señor empresario, que haga usted una transformación en su léxico;  desde 2014 la denominación correcta es: comprobante fiscal; dejaron de existir los recibos (de renta o de honorarios, las notas de remisión o de cargo y todos los demás), ahora todo es comprobante fiscal.  

 2.- Papelito ya no habla.   Desde Septiembre de 2014 los comprobantes fiscales se emiten de manera electrónica y la impresión en papel dejo de tener validez.  
Si bien es cierto que algunas autoridades todavía no lo entienden y que incluso el Código Fiscal Federal señala que la contabilidad debe “encontrarse” en el domicilio fiscal, lo cual es absurdo tratándose de documentos electrónicos, vale la pena que se considere lo anterior y se invierta en la infraestructura que implica conservar –por al menos cinco años-  toda la información fiscal de manera electrónica.  

3.- Contabilidad no son solamente registros.   En efecto queridos empresario y contador:
La contabilidad, para efectos fiscales; no son solamente los registros, revise al respecto lo que señala el artículo 28 fracción primera del Código Fiscal federal y 33 de su reglamento, la misma se  integra, entre otros, por los siguientes elementos que destaco y comento:

-Papeles de trabajo (documentos y cálculos donde se muestra la integración de algún concepto o deducción; incluso ingresos y partidas que son fiscales, pero no tienen naturaleza contable).

-Libros y registros sociales.
Todos los libros que, conforme a la ley general de sociedades mercantiles debe llevar una empresa y su administración –como aquellos de las juntas de Consejo, por ejemplo- como el libro de Actas de Asambleas, el de registro de socios, el de variaciones de capital, el de inventarios y balances, etcétera.
Vale la pena que revise este tema con su asesor corporativo y su fiscalista, pues en tratándose de empresas que se dictaminan, las asambleas deben desarrollar temas específicos –en materia de dictamen- contenidos en la LISR desde el ejercicio 2006.

-Control de inventarios y método de valuación.
Es muy común que las empresas pequeñas y medianas no realicen por control interno estos controles y se establezca un importe en la declaración anual que nadie verifica, hasta que le revisan; cuidado: si los inventarios están mal, lo está el costo y si el costo es incorrecto lo es también la utilidad, los dividendos distribuidos y en ocasiones, el ISR pagado o la Participación de los trabajadores en la utilidad.

-Los estados de cuenta bancarios y las conciliaciones de los depósitos y retiros respecto de los registros contables, incluyendo los estados de cuenta correspondientes a inversiones y tarjetas de crédito, débito o de servicios del contribuyente, así como de los monederos electrónicos utilizados para el pago de combustible y para el otorgamiento de vales de despensa que, en su caso, se otorguen a los trabajadores del contribuyente;
Las conciliaciones de cuentas son parte de los papeles de trabajo que deberán guardarse por, al menos, cinco ejercicios fiscales posteriores al cumplimiento del plazo u obligación.-

-Las acciones, partes sociales y títulos de crédito en los que sea parte el contribuyente;
Recurrentemente estos títulos brillan por su ausencia y se pretende que el acta constitutiva los sustituya.

-La documentación relacionada con la contratación de personas físicas que presten servicios personales subordinados, así como la relativa a su inscripción y registro o avisos realizados en materia de seguridad social y sus aportaciones;
Los contratos de trabajo deben guardarse como parte integrante de la contabilidad.

-La documentación relativa a importaciones y exportaciones en materia aduanera o comercio exterior; así como la documentación e información de los registros de todas las operaciones, actos o actividades, los cuales deberán asentarse conforme a los sistemas de control y verificación internos necesarios,

  4.- Las facturas no son deducibles.   Algunos contribuyentes tienen la idea de que pueden “comprar” una factura y deducir lo que señala; nada más falso, se deducen operaciones. Los comprobantes fiscales solo coadyuvan a la deducción de operaciones.  

5.- El outsourcing no está perseguido per se.   Así como señalo en el punto anterior que las facturas no son deducibles, sino las operaciones, considere usted querido lector que la finalidad del outsourcing no debe ser la cancelación de contribuciones. Si tal razón de ser es la finalidad del empresario en su instrumentación es probable que se enfrente a problemas de defraudación fiscal, defraudación a los sistemas de seguridad social e incluso lavado de dinero.

    6.- No se confunda, no todo es “no deducible”.   Una práctica muy difundida es la utilización de una cuenta con la denominación señalada en donde se registran todas aquellas erogaciones que no cumplen con requisitos fiscales. Incorrecto. No deducibles son solamente aquellas partidas que la Ley del Impuesto Sobre la Renta establece en el artículo 28 para las personas morales y físicas con actividades empresariales.
Es imposible dada la conformación de nuestra estructura social y comercial obtener un Comprobante fiscal por un buen número de operaciones, pero aunque no se puedan deducir no las convierte en “no deducibles”.  
Pídale a su contador que separe ambas cuentas, pues por ejemplo los “no deducibles” que hayan beneficiado a un socio o accionista son dividendos fictos y “los no deducibles” se disminuyen para determinar la cuenta de utilidades que se pueden repartir libres de ISR, las erogaciones sin requisitos no forman parte de tales extremos.

  7.- “voy abrir una cuenta bancaria fiscal y otra no fiscal”.   Error; todas las cuentas son fiscales y la diferencia entre lo declarado y lo depositado más lo gastado más las inversiones (en casas y autos, por ejemplo) constituye una “discrepancia fiscal” que deviene en cargos administrativos (créditos que incluyen actualizaciones, recargos y sanciones, además de la posibilidad de penas corporales. 
 Que todas las cuentas –y su conciliación son fiscales lo determina el mismo Código Fiscal Federal en su artículo 28 fracción I y 33 del reglamento del mismo ordenamiento que señala que las mismas forman parte de la contabilidad –y sujetas a entrega y revisión de la autoridad fiscal- al tenor siguiente:
Los estados de cuenta bancarios y las conciliaciones de los depósitos y retiros respecto de los registros contables, incluyendo los estados de cuenta correspondientes a inversiones y tarjetas de crédito, débito o de servicios del contribuyente, así como de los monederos electrónicos utilizados para el pago de combustible y para el otorgamiento de vales de despensa que, en su caso, se otorguen a los trabajadores del contribuyente;